役立つ情報がわかりやすく手に入る

Vol.60 グループウェアで会議が減る?

ゴビーズ通信
【海外ビジネス攻略法】

2015年2月号

春節快楽!ゴビ太郎です。今月は社員間の情報管理に便利な「グループウェア」についてです。「グループウェア」とは、社内情報を管理するシステムの総称で、このサービスを提供する会社はいくつかあり、例えば日本でシェア最大と言われているのが、「サイボウズ」社のサービスです。ともに仕事をする仲間が増えると、どうしても情報を共有する手段が欲しくなります。最も必要になるのが、社員間のスケジュール管理と電子ファイルを共有できる仕組みだと思います。外出が多い職場や、拠点が複数ある場合では、電子メールのみでの管理には限界を感じます。そのような悩みを解決する情報管理システムがグループウェアなのです。中国で提供されている日系企業向けグループウェアとしては、以下の3社のものが有力です。

サイボウズ社【才望子信息技術(上海) 有限公司】
「Garoon」

BOHAN IT社【上海伯漢信息技術有限公司】
「グループウェアGSV」

リスクモンスター社【利墨(上海)商務信息諮詢有限公司】
「J-MOTTO」

最低限の機能・料金などはどれもそれほど大差なく、母体企業もすべて日本で上場している大手企業で、中国本社はいずれも上海に所在しています。当然日本と中国の両言語に対応しているので、日本語がわからない中国人スタッフでも使うことができます。使い方も似ていて、基本はすべてインターネット上で情報を管理するクラウド形式です。インターネット環境さえあれば、スケジュールも資料もすべてアクセスできます。また3社ともスマートフォン対応なので、「外出先からスマフォで上司のスケジュールを確認」なんてこともできます。また、例えばJ-MOTTO」は、弊社が代理店を行っている製造業サービス会社「FNA」さん(1月号ご参照のこと)の会員になれば、20人分まで無料で使用できちゃうなんて特典もあったりもします。

問題となるのは「どのサービスを選ぶか」ということになるのですが、これに関しては、上記のような特典も考慮に入れつつ、各社の情報をもう少し細かく比較し、コスト、機能、サポートなどから総合的に判断して決めるしかありません。よくわからない場合は弊社にご相談いただくのがオススメです。弊社ではITサービス時のサポートも行っております。何でも同じだと思いますが、モノやサービスを購入するときは、その分野に関する専門知識がある程度はないと、販売会社の言いなりになってしまう場合もあります。弊社のことを、御社のIT担当者ぐらいに軽く考えていただければと思います。

グループウェアは、例えばムダな会議を減らしたりなど、うまく活用すれば業務の効率がグンと上がります。導入をご検討されてみる価値はあると思いますよ。

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