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Vol.52 業務整理は実はカンタン。

ゴビーズ通信
【海外ビジネス攻略法】

2014年6月号

こんにちは。ゴビ太郎です。今回は「業務整理のコツ」についてです。つまり、「ゴチャゴチャしているモノを片付けながら、わかりやすくする」という作業です。散らかっている部屋を片付けるのに似ています。追って、手順は見ていきましょう。

「洗い出し」

まずは、課題や業務のすべてを洗い出してみます。何人かで行う場合、とりあえず思いついたコトを思いついた人から、どんどん口に出して列挙します。部屋の片付けでいうなら、棚や引出しの中のモノすべてを、ひとまず床の上に出してみる感じです。重要なのは、「他人の発言を否定しない」というコトと「発言された内容を全員が見えるように書き出す」というコトです。発言を否定されてしまうと、その人はその時点から発言がしにくくなります。特に上司が部下の発言を否定するのはNGです。むしろ上役は部下の意見を引き出すコトに注力すべきです。(このように意見を引き出したり、議論を前に進めるような役割の人を専門用語で「ファシリテートー」などと呼んだりします。)また「全員が見えるように書き出す」際にはホワイトボードをよく使いますが、ボードがない場合は大きな紙でも構いません。目で見えるようにするコトで、内容の重複や議論の脱線が避けられます。大き目の付箋を使うのも便利です。思いついたコトを付箋に書き、テーブルや壁にベタベタと貼りつけて使います。

「グループ化」

課題や業務を出し尽くしたら、同じ種類のものをたとめる作業— —「グループ化」を行います。で付箋を使えば、この作業がとてもラクです。最も難しいのは、「ナニを基準にグループ分けするのか」です。業務の種類、担当部署、作業工程、重要性、緊急性、費用……さまざまな切り口が考えられますが、自分たちの必要性に応じてグループ化しましょう。部屋の整理で言うなら、用途ではなく、使う時期や頻度などを基準にモノを分ける感じでしょうか。ココまでできれば、あとは業務ごとに優先順位、期日、担当者を決めて業務整理は完了。あとは実行のみ!どうです?とってもカンタンでしょう?

このように、業務整理の手順自体は非常に単純なのです。ただ、「否定しない」、「見えるように書き出す」、「ナニを基準にグループ化するか――この3点がポイント」です。コレに慣れてしまえば、あとはすいすいとすすめられるはずです。

ゴビーズでは、コンサルティングの一環として、みなさんの会社の業務整理のお手伝いを承ります。また、社員研修の一環として、業務整理の方法を社員に教えるお手伝いも行っています。社内の人間だけでは感情や立場が先に立ってなかなかうまく議論できない場合など、客観的な立場から会議を「ファシリテーと(促進)させていただきます。外の風を少し取り入れてみたい時などにも、ぜひお声がけください。」

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