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Vol.46 PCスキルUPで作業効率UP

ゴビーズ通信
【海外ビジネス攻略法】

2013年12月号

こんにちは、ゴビ太郎です。今月号で『ゴビ通』の連載も丸4年!ご愛読、ご支援、ありがとうございます。5周年に向かってまだまだ頑張っていきますので、よろしくお願いします。さて、今回は「事務作業の効率化」の方法論をご紹介してみようと思います。

事務作業の効率化には次の2つの方法があります。

❶ 社内環境を型にはめて整えて、ムダを省く
❷ 作業員個人のスキルを上げて、ムダを省く

❶は組織で仕組みをつくることです。社内の整理整頓、電子ファイルの整理整頓、よく使う書類のフォーマット化、作業の標準化・マニュアル作成、ITの活用、などが該当します。コレについては過去のゴビ通でもご紹介したことがありますので、バックナンバーをご参照ください。今回は❷に注目してみます。当社では日系企業の皆さんと一緒に仕事をする中で、「事務作業効率化に余地がある」と感じることがあるのですが、その理由の一つは、作業員の事務スキルにあります。もう少し正確に言うと、PCスキルの低さです。

PCスキルと事務作業効率との相関性は意外とバカにできません。事務員にとって必須スキルと言ってもいいほど、現代のビジネスではPCスキルは重要です。

具体的なPCスキルとは、基本的には「エクセル、ワード、パワーポイント」の熟練度になります。3つのソフトの中で、特に事務効率に大きく関係してくるのは、仕事で最も良く使うエクセルです。そのため、最低でもエクセルを使いこなせるスキルさえ身に付けておけば、作業時間をかなり短縮できます。「若い人たちはパソコンに詳しいから大丈夫だろう」と思っていた大間違いです。学校ではソフトの使い方は教えませんし、普段の生活ではほぼ使う必要がありません。そのため、インターネットでの検索方法などには長けていても、基本的なソフトの使い方を知らない若者が多いのが現状なのです。実際に、弊社が過去100人以上に実施してきた「PCスキルチェックテスト」では、満足のいく点数だった人はごくわずかでした。ただ、作業員のPC作業効率を上げるのは簡単です。PCスキルの高い人を採用するか、もしくはPCスキルを上げる研修を実施すればよいからです。PCスキルの高い人を採用したければ、採用時にスキルチェックを行えばOK。PCスキルを上げる研修は、講師の負担を考えると外部に委託するのが無難です。弊社でも2〜3人から数十人規模まで研修を請け負えます。考え方やビジネスマナーを教える研修と異なり、成果が目に見えやすいので、実施しやすいと思います。

これからの中国ビジネスには、多くの仕事を多くの人でこなすのではなく、できる限り少人数でこなす仕組みづくりが必要です。弊社は一人一人のPCスキルの高さと作業効率には相当の自信を持っています。弊社がこれまでに培ってきた「多くの仕事をできる限り少ない人数でこなす技術」を学んでみませんか?ご興味ある方のご連絡をお待ちしております。

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