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Vol.10 仕事スイスイのスゝメ

ゴビーズ通信
【海外ビジネス攻略法】
2010年9月号

ども、ゴビ太郎です。今回のテーマは業務管理の方法です。みなさんそれぞれ自分なりの方法で仕事を管理しておられると思います。いろいろな方法があるハズですが、おそらくポイントはとてもシンプルで、以下の2つにしぼられるんじゃないでしょうか。

  • やらなければならない仕事(以下「ToDo」)リストを目に見えるようにしておく。
  • ToDoリストをこまめにチェックする。

一番簡単な方法は、ホワイトボードなど目立つものに、ToDoリストを記して関係者全員の目に止まる場所に置いておく方法ですね。でも業務の数が増えてきたり、関わるスタッフが増えてきたり、スタッフの出張が多くてホワイトボードをチェックできなかったり、納期や優先順位が頻繁に入れ替わったり……こんな状況ではなかなかホワイトボードや紙では管理しきれなくなっちゃいます。そんな方のために、今回はゴビーズの仕事スイスイシステムをご紹介したいと思います。

仕事ホイホイシステム……もとい仕事スイスイシステムとは、上述の2ポイントをITを使って解決する業務管理システムです。特長は……

  • ToDoリストの並べ替えが容易(納期、担当者、仕事内容、重要度、緊急度などで)
  • 入力は選択方式が多いので、わりに簡単。
  • 納期が近くなると、関係者へお知らせメールを自動送信
  • ToDoの内容を変更した場合も関係者へお知らせメールを自動送信
  • ToDoの内容変更の履歴確認ができる
  • インターネットが使える場所ならどこでも使用可能

基本的にはExcelやOutlookなどの一般的なメールソフトを使えば、すべてできることなのですが、それを一つのパッケージにしたところにこのソフトの便利さがあります!もともとプロジェクト管理用に作られた無料システムをゴビーズが機能を縮小して業務管理用にカスタマイズしたものですので、非常に使い勝手が良いんです!本来のソフトは全世界の大手企業など、数万社の使用実績を持っています。当然ボクたちゴビーズもこのシステムを使用して業務管理を行っています。システムの導入にはちょっとしたIT技術が必要になりますが、そこはITなら何でもオマカセのゴビーズが全面バックアップ!また導入の際にもっとも面倒な最初のToDoデータの入力も、仕事スイスイ実践会でのノウハウを活かし、必要に応じてゴビーズがみなさまの会社のToDoを洗い出し、初期登録まで支援します!

社内で専用システムを構築するとなると数万元はかかります。世界的に提供されている無料システムを使用することで、基本機能の開発費はゼロ。ご提供の際の料金もゴビーズによるカスタマイズ・初期設定・保守・管理作業なら1ヶ月あたり1,000元からご利用になれます!さらに今まさに「すまいる青島」のゴビ通をご覧になられている、青島地区の企業様に限り10月末まで最大2ヶ月間の無料使用期間を設けちゃいます!

これまでの高い費用を投じての業務管理システムを見直してみたい方、これから新しく低コストで業務効率を上げていきたいと考えていらっしゃる方、この機会にゴビーズのサービスをぜひお試しください。ご連絡お待ちしております。

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