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Vol.9 ホウ・レン・ソウはめんどうくさい

ゴビーズ通信
【海外ビジネス攻略法】
2010年8月号

ども、ゴビ太郎です。今回は日系企業で働く人であれば誰もが一度は聞いたことがあるホウ・レン・ソウについて取り上げてみようかと思います。「仕事では『ホウ・レン・ソウ』が大事だぞ!」なんて言ったことがある人もたくさんおられるでしょうね。ホウ・レン・ソウがそれぞれ「報告・連絡・相談」だということは、皆さんご承知の通り。それぞれの違いも大体お分かりかと思います(もし分からない場合は上司に聞いてみよう!それでもよく分からない場合はゴビーズに聞いてみよう!)。でも、上手に実行する方法を説明できる人となると意外と少ないのでは?そこで今回はボクらゴビーズが考えるホウ・レン・ソウの裏に隠された原理・原則をお伝えすることで、これらを上手に行う方法の手がかりに気づいてもらえたらと思います。

ボクらが考えるに、ホウ・レン・ソウが必要な背景には以下の原理・原則があります。

  • 信用度と必要な情報質量は反比例する。
    →信頼関係ができていない人(社外の人、新しい仲間)との仕事ほど、多くの詳細な情報が必要になります。
  • 人間は知らないと不安になる。
    →上司であれ、部下であれ、情報をもらえないと不安になるものです。
  • ビジネスの世界では、担当者が代わる可能性がある。
    →担当者が代わっても仕事を続けていく方法を考えなければなりません。
  • 情報が共有できている方が良い仕事ができる。
    →専門用語で「情報の非対称性」なんて言ったりしますが、これは少ない方が良いんですね。
  • ホウ・レン・ソウってめんどうくさい。
    →だからやらなくなるんです。会社として続けられる仕組み作りが必要なんです。

とまぁ、原理・原則の一部を書いてみましたが、詳しく説明しようとするとそれぞれの項目についてゴビ通1回分くらいのボリュームがあるので、ここでは簡単にダイジェストにとどめておきます。詳しく知りたい方はゴビーズの研修をぜひお試しください(^_^)

これらの原理原則を知っておくことによって、ホウ・レン・ソウについての必要性が少し理解しやすくなり、上手に行うための答えを見つける参考になるのではないかと思います。「大事!大事!」と言われているだけあって、仕事上でこのホウ・レン・ソウを上手に行っている会社が成長していることは間違いありません。

本来、原理・原則の最後にもある通り、ホウ・レン・ソウはそもそもめんどうくさいもので、ほうっておくと自然と行われなくなってしまう傾向があります。そのため社員個人に実施を任せるだけではなく、会社として社員が実施しやすくなるための仕組みを構築することが大切になってきます。例えば、定期的な打ち合わせの実施(毎日の朝礼や会議)、上司から部下への頻繁な問いかけ(「オーイ、アレどうなった?」)、作業の効率アップ(報告書のフォーマット化・ルール化)、ITを使用した制度化(在庫状況・進捗状況の入力義務化、課題整理の義務化)などです。

ゴビーズの研修では上記の原理・原則についてのさらに詳しい説明があり、上手な方法を具体的なケーススタディを通して学ぶことができます。また会社の中の仕組み作りもお手伝いしております。たかがホウ・レン・ソウ、されどホウ・レン・ソウ。しっかりした組織作りを目指しましょう!

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