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Vol.7 メールでわかる仕事力

ゴビーズ通信
【海外ビジネス攻略法】
2010年6月号

こんにちは、ゴビ太郎です。今回は突然のクエスチョンから始まります。こんな質問に、あなたの会社の社員さんはどう回答するのでしょうか?

あなたはABC商事の営業担当。得意先のXYZ物産から納品予定の部品の形が異なるうえに、個数までが少ないとの一報が……。「どういうコトだ!今スグ文書で説明シロ!」、お客様はとてもお怒りです。残念ながら現在上司は出張中。連絡が取れません。こんな時、あなたならお客様にどんなメールを送信しますか?その内容を述べてください。

クレーム対応のメール作成ですね。実はこの問い、ゴビーズの研修で使用する教材からの抜粋で、営業担当者、総務担当者など、主に事務社員用の研修コンテンツなんです。スピード重視の中国社会。何かと電話でコトを済ませてしまいがちですが、時には文書で連絡しなければならない場合だって多くあります。電話と異なり、文書は形で残るため、どうしても慎重になる必要がありますよね。メールを使った場合、書き手の感情が伝わりにくいために、表現や言葉遣いなどに特に気をつける必要があります。いくら誠意を込めて書いたつもりでも、そっけない文章と誤解されてしまうコトも……。皆さんもそんな経験、ありますよね?

モチロン、メールで最も重要なのはその内容です。先ほどの例で言えば、現状確認とそれに対する事後対応案などを、担当者が自らの許されている範囲内で考えたうえで実行し、事実・意見・推測をしっかり区別して報告することが大切になります。

「しっかりしたメールを書くことができる」ということは、社会人としての重要なスキルの一つです。メールを含む「文書」とは企業の行為を形とした最終的なモノであり、文書作成にはそのための「下準備」が必要となります。実は、この下準備ができるかどうかこそが、社会人必須の「仕事力」なんです!前述のクレーム対応のケースでも、お客様の述べていることが真実なのかどうかを先ずは確認し、次に ナゼそのような状況になったのかをも確認し、さらに今後どう対応するのがベストかを考える必要があります。「現在、上司が不在なのでワカリマセン」と答えるだけでは、残念ですが社会人としては失格です。

仕事力向上のために、ゴビーズではケーススタディを使った研修を準備しています。上司に報告をする場合、会議の議事録を作成する場合、メーカーに商品を発注する場合、お客様に状況を報告する場合など、さまざまなケースを想定し、その場その場で適切な文書を作成する訓練を行います。

ズバリ、「メールを見れば、仕事力がわかる」!ゴビーズでは先ほどの設問を使用した仕事力診断サービスも提供しています。特に新社員の採用を検討されている企業様には超オススメです。面接では見抜けない、応募者の潜在的な仕事力。ゼッタイに気になりますよね?ゴビーズでは、皆さんの会社の仕事力向上を目的としたサービスを日々鋭意開発中です。先ずは簡単なトコロから一つ試してみませんか?ご連絡をお待ちしております。今回は(モトイ、「今回も」!)ちょっとマジメなゴビ太郎でした。

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